電子檔案規(guī)范進行著錄有利于提高利用和其憑證作用
隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，明確電子檔案可以對數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進行規(guī)范，準確地對紙質檔案數(shù)字化成果進行著錄，這樣不僅可以有效提高紙質檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。
檔案整理的分類和實用整理步驟
根據所有的檔案把不同類別的檔案區(qū)分開來；鑒別每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同類別的檔案材料作為一個組卷單位，不同類別、不同保管期限 資料不能混裝在同一個檔案盒中。排序采用年度一保管期限一分類的方法，同一保管期限的檔案資料，同一責任者的檔案資料按檔案形成的時間先后排序，報告、請示件要同批示、批復一起組件，批復、批示在前，請示報告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后重大活動資料可裝訂成冊，作為一件。在組卷過程中，去掉 重復的檔案材料，同類文件較少的能夠立薄卷。
檔案整理需要緊密負責的分工配合和協(xié)調統(tǒng)一
按照分工負責、各司其職、各負其責、齊全完整、應歸盡歸的原則，強化組織領導，加強業(yè)務知識學習，檔案文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。檔案文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。檔案文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。在規(guī)定時間內保質保量完成歸檔文件整理工作。
以上信息由專業(yè)從事干部人事檔案整理服務外包的北京中泰德信于2024/10/25 9:36:14發(fā)布
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